Assemblée Générale Ordinaire

• Tenue annuelle de l’assemblée générale ordinaire

• Envoi des convocations comprenant l’ordre du jour ainsi que toutes les annexes

• Établissement de la feuille de présence pour le calcul des quotas

• Analyse et explications concernant le budget écoulé

• Présentation du budget annuel et prévisionnel

• Proposition des avances sur frais à payer par les copropriétaires

• Rédaction et envoi du procès-verbal par courrier recommandé

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Gestion des comptes du Syndicat

• Facturation courante et règlement des paiements dans les délais légaux

• Encaissement des avances suivant répartition des millièmes des copropriétaires

• Ouverture et gestion du compte bancaire du syndicat

• Gestion du fond de réserve

• Etablissement des décomptes annuels suivant répartition des millièmes des copropriétaires

• Archivage des pièces justificatives et des extraits bancaires

• Archivage de tous les documents techniques et administratifs tel que devis, appels d’offres, factures, plans, fiches techniques

• Contrôle des livres avec les membres du conseil syndical

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Espace Client

• État et historique de compte

• Décompte / Relevé de charges

• Convocations et comptes rendus d'AG

• Relances

• Courrier / Appel de fond

• Règlement de copropriété

• Plans

• Contrats prestataires

• CPE

• Ouvrir / Suivi tickets

Administration de la copropriété

• Représentation juridique du Syndicat

• Entrevue avec le conseil syndical de la copropriété

• Contrôle des écritures avec les réviseurs de caisse

• Relations et correspondance avec les fournisseurs et tiers

• Tenue et mise à jour du registre des copropriétaires

• Archivage des documents suivant la loi en vigueur du 2006

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Gestion technique et entretien de la copropriété

• Visite mensuelle dans le cadre d’un contrôle des parties et installations communes

• Suivi et contrôle des prestations de maintenance des parties communes suivant contrats négociés avec les fournisseurs

• Suivi et contrôle des abords suivant contrats négociés avec les fournisseurs

• Réclamation et régularisation en cas de non-respect du contrat de prestation de service par un fournisseur

• Appels d’offres et demande de devis pour toutes les prestations ordonnées et ratifiées lors de l’Assemblée Générale

• Suivi, négociation et souscription des contrats d’entretien

• Suivi et contrôle des intervenants externes
   

Assurances

• Gestion et suivi des dossiers de sinistres en présence d’experts agréés

• Contrôle et proprosition de polices d'assurance en fonction  de leurs services et coûts

• Souscription des polices d'assucance au nom du Syndicat de Copropriétaires

• Déclaration aux compagnies d’assurances et suivi des sinistres

• Appel d’offre pour réparations suite aux sinistres et exécution des travaux

• Encaissement des remboursements versés par les compagnies d’assurances

• Règlement des indemnités aux bénéficiaires